Dla pracowników administracyjno-biurowych podstawowy cykl szkolenia okresowego BHP wynosi zwykle 6 lat, ale nie jest to reguła bezwarunkowa. Znaczenie mają także rodzaj działalności pracodawcy, kategoria ryzyka oraz rzeczywiste zagrożenia na danym stanowisku, dlatego sam charakter pracy biurowej nie przesądza jeszcze o obowiązku ani terminie szkolenia.
Szkolenie okresowe BHP pracowników administracyjno-biurowych — podstawowy termin i zasady
Szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych służy aktualizacji i utrwaleniu wiedzy oraz umiejętności potrzebnych do bezpiecznego wykonywania pracy. Program powinien uwzględniać występujące zagrożenia oraz sposób organizacji pracy.
Podstawowy termin dla tej grupy stanowisk to nie rzadziej niż raz na 6 lat. Jest to jednak standardowa zasada, a nie bezwarunkowy cykl obowiązujący w każdej organizacji. Częstotliwość zależy również od rodzaju działalności pracodawcy, zajmowanego stanowiska i warunków wykonywania pracy.
Przy ustalaniu obowiązku trzeba uwzględnić nie tylko nazwę stanowiska „administracyjno-biurowe”, lecz także zagrożenia rozpoznane w ocenie ryzyka zawodowego. Jeżeli charakter działalności lub warunki pracy uzasadniają częstsze aktualizowanie wiedzy, sześcioletni cykl może nie odpowiadać potrzebom organizacji.
Wyjątki od obowiązku szkolenia okresowego pracowników administracyjno-biurowych
Samo przypisanie pracownika do grupy administracyjno-biurowej nie przesądza o zwolnieniu z okresowego szkolenia BHP. Można je brać pod uwagę, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy należy do grupy z kategorią ryzyka nie wyższą niż trzecia, a ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje na konieczność przeprowadzenia takiego szkolenia.
Oba warunki należy analizować łącznie. Kategoria ryzyka działalności nie zastępuje oceny rzeczywistych zagrożeń występujących na danym stanowisku i w organizacji pracy. Jeżeli ocena ryzyka wskazuje na konieczność aktualizacji wiedzy pracowników, zwolnienie nie powinno być stosowane, nawet gdy działalność mieści się w odpowiedniej kategorii.
- Kategoria działalności: rodzaj przeważającej działalności pracodawcy musi odpowiadać grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia.
- Ocena ryzyka: jej wyniki nie mogą wskazywać na konieczność przeprowadzenia szkolenia okresowego.
- Rzeczywiste warunki pracy: decyzji nie należy opierać wyłącznie na nazwie stanowiska ani na samej kategorii działalności.
- Ważne zaświadczenie: znaczenie może mieć aktualne zaświadczenie o szkoleniu okresowym odbytym u innego pracodawcy, jeżeli zakres szkolenia odpowiada wymaganiom obecnego stanowiska.
Kategoria ryzyka działalności i ocena ryzyka zawodowego
Kategoria ryzyka działalności odnosi się do rodzaju przeważającej działalności pracodawcy. Działalność przypisana do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia może stanowić przesłankę zwolnienia pracowników administracyjno-biurowych z okresowego szkolenia BHP, ale nie zastępuje oceny ryzyka zawodowego.
Ocena ryzyka zawodowego dotyczy konkretnego stanowiska i powinna uwzględniać zagrożenia oraz warunki wykonywania pracy administracyjno-biurowej. Jeżeli ocena wskazuje, że szkolenie pozostaje konieczne, nie można oprzeć zwolnienia wyłącznie na kategorii ryzyka działalności.
Jeżeli działalność zostanie zakwalifikowana do grupy o kategorii ryzyka wyższej niż trzecia albo ocena ryzyka wskaże na konieczność szkolenia, pracodawca powinien przeprowadzić okresowe szkolenie BHP w terminie nie dłuższym niż sześć miesięcy od ustalenia tej okoliczności lub dokonania wymaganej oceny.
Praca zdalna a obowiązek szkolenia okresowego
Sama praca poza siedzibą pracodawcy nie zwalnia pracowników administracyjno-biurowych z obowiązku okresowego szkolenia BHP. O potrzebie szkolenia decydują warunki wykonywania pracy i zagrożenia związane ze stanowiskiem, a nie miejsce, w którym pracownik wykonuje zadania.
Zmianie może ulec sposób organizacji szkolenia. Szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych online może być prowadzone zdalnie, jeżeli pozwalają na to obowiązujące przepisy i przyjęta forma szkolenia. Forma ta powinna odpowiadać grupie pracowników oraz rodzajowi wykonywanej pracy, dlatego nie każdą formę internetową można automatycznie uznać za właściwą.
Zakres szkolenia powinien nadal uwzględniać zagrożenia związane ze stanowiskiem, także przy wykonywaniu obowiązków z domu lub innego uzgodnionego miejsca. Praca zdalna nie jest więc podstawą do pominięcia szkolenia ani ograniczenia go do ogólnych informacji.
Jak ustalać termin pierwszego i kolejnych szkoleń okresowych?
Pierwszy termin liczy się od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. Dla pracownika administracyjno-biurowego, który nie jest pracodawcą ani osobą kierującą pracownikami, pierwsze szkolenie okresowe należy przeprowadzić do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy. W przypadku pracodawcy lub osoby kierującej pracownikami termin wynosi do 6 miesięcy.
Po odbyciu pierwszego szkolenia trzeba ustalić częstotliwość kolejnych zajęć odpowiednią dla konkretnej grupy stanowiskowej. Dla pracowników administracyjno-biurowych wskazywany jest zwykle cykl sześcioletni. Inne kategorie stanowisk mają odrębne częstotliwości.
| Grupa stanowisk | Pierwsze szkolenie okresowe | Kolejne szkolenia |
|---|---|---|
| Pracownicy administracyjno-biurowi | Do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | Zwykle co 6 lat |
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | Do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku | Co 5 lat |
| Pracownicy na stanowiskach robotniczych | Do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | Zwykle co 3 lata |
| Stanowiska szczególnie niebezpieczne | Termin zależny od właściwej grupy stanowiskowej | Nawet co rok |
| Inżynierowie, projektanci i konstruktorzy | Do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | Co 5 lat |
Przy planowaniu dat trzeba sprawdzić, do której kategorii należy stanowisko i czy nie obowiązuje odrębna częstotliwość.
Szkolenie wstępne a okresowe — różnice i kolejność obowiązków
Szkolenie wstępne BHP odbywa się przed dopuszczeniem pracownika do pracy na określonym stanowisku. Obejmuje instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy. Pierwszy dotyczy podstawowych przepisów BHP, ochrony przeciwpożarowej i zasad udzielania pierwszej pomocy. Drugi obejmuje zagrożenia, ryzyko zawodowe oraz zasady bezpiecznej pracy na konkretnym stanowisku.
Szkolenie okresowe BHP odbywa się później, w trakcie zatrudnienia. Służy aktualizacji i utrwaleniu wiedzy oraz zapoznaniu pracownika z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi. Instruktaż stanowiskowy nie zastępuje szkolenia okresowego.
| Rodzaj szkolenia | Kiedy się odbywa? | Główny cel |
|---|---|---|
| Szkolenie wstępne | Przed dopuszczeniem do pracy | Przygotowanie pracownika do bezpiecznego wykonywania obowiązków |
| Instruktaż ogólny | W ramach szkolenia wstępnego | Przekazanie podstawowych zasad BHP, ochrony przeciwpożarowej i pierwszej pomocy |
| Instruktaż stanowiskowy | W ramach szkolenia wstępnego, przed pracą na konkretnym stanowisku | Omówienie zagrożeń, ryzyka i zasad bezpiecznej pracy |
| Szkolenie okresowe | Po rozpoczęciu pracy, w terminie właściwym dla stanowiska | Aktualizacja i utrwalenie wiedzy BHP |
Kolejność jest więc następująca: najpierw pracownik przechodzi szkolenie wstępne, a później uczestniczy w szkoleniu okresowym w terminie właściwym dla stanowiska.
Obowiązki pracodawcy związane z organizacją i dokumentowaniem szkolenia
Pracodawca powinien zapewnić, aby szkolenie BHP odbyło się w czasie pracy i na jego koszt, a jego program był dostosowany do stanowiska pracy. Odpowiada również za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków uczestnictwa oraz za zapoznanie pracownika z oceną ryzyka zawodowego i instrukcjami dotyczącymi BHP.
- Przed szkoleniem: pracodawca ustala potrzebę szkolenia, wybiera właściwy program i organizatora oraz zapewnia udział pracownika w czasie pracy.
- W trakcie szkolenia: powinien zapewnić warunki umożliwiające udział oraz zapoznanie pracownika z materiałami odnoszącymi się do jego stanowiska.
- Po szkoleniu: należy uzyskać pisemne potwierdzenie jego odbycia i zapoznania z wymaganymi materiałami, a następnie zachować dokumentację w aktach osobowych.
W przypadku szkolenia wstępnego podstawowym dokumentem jest karta szkolenia wstępnego. Ukończenie szkolenia okresowego potwierdza zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego. Dokumentacja powinna pozwalać wykazać, że pracownik odbył szkolenie i zapoznał się z odpowiednimi materiałami.
